Bí quyết sử dụng điện thoại nơi công sở

[khidotdh88]

BÍ QUYẾT SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI NƠI CÔNG SỞ
Điện thoại là một trong những công cụ làm việc quan trọng không thể thiếu nơi công sở. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sử dụng chúng đúng cách và hiệu quả; đặc biệt là khi gọi điện cho khách hàng. Sau đây VietnamLearning xin đưa cho bạn một vài gợi ý:
1. Nói năng lịch sự và phát âm chuẩn
Những từ ngữ như: "Xin vui lòng", "Cảm ơn"… không những làm cuộc nói chuyện trở nên lịch sự hơn mà còn giúp bạn dễ chiếm được thiện cảm của người bên kia đầu dây hơn. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không nói lớn hoặc quát to trong điện thoại trong mọi tình huống.
2. Giọng nói chân thành
Nếu sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc “chanh chua”, chắc chắn bạn không thể tạo được thiện cảm với người nghe. Hãy thể hiện cho người nghe cảm thấy bạn thật sự rất quan tâm cuộc nói chuyện này và đang cố lắng nghe để hiểu vấn đề và giúp họ tìm cách giải quyết.
3. Không ra lệnh
Thay vì nói “Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ”, bạn nên nói “Xin cho hỏi ông A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện với ông ấy bây giờ không?”.
4. Cư xử chuyên nghiệp và khéo léo
Bạn tuyệt đối không sử dụng những từ ngữ mang nghĩa tiêu cực và có ý phán xét với người nghe. Tùy thuộc vào đối tượng gọi đến và mối quan hệ của họ với công ty, bạn cần có những cách ứng xử ngoại giao khác nhau và phù hợp.
5. Kiềm chế cảm xúc
Để tránh gặp những trường hợp khiến bạn dễ mất kiểm soát, hãy đọc một số loại sách về cách giải quyết các mâu thuẫn và phàn nàn thường gặp.
6. Luôn nhớ bạn là bộ mặt của công ty
Nên nhớ mỗi khi nhấc điện thoại lên thì bạn sẽ nói chuyện với tư cách là người đại diện công ty chứ không phải với tư cách cá nhân. Do đó hãy tập trung vào cuộc nói chuyện, lắng nghe những nhu cầu hoặc phàn nàn của người nói để họ có cảm giác được quan tâm và cảm thấy hài lòng về công ty bạn.
Để có thể có một tác phong chuyên nghiệp khi gọi điện đặc biệt là khi gọi điện cho khách hàng bạn cũng nên trang bị và luyện tập cho mình những kỹ năng cần thiết. Để tiết kiệm thời gian và chi phí, bạn có thể tham khảo các hình thức học trực tuyến (Elearning) tại website www.vietnamlearning.vn (http://www.vietnamlearning.vn/) Với 3 lợi ích thiết thực cần được nhắc đến “ Just in time”, “Just enough” và “Just for me” .Các khóa học của Vietnamlearning sẽ làm bạn hài lòng.
Chúc bạn luôn trau dồi hơn nữa!


Nguồn: vietnamlearning.vn
-----------------------------------------------oOo---------------------------------------

http://a2k61.net78.net/vietnamlearning/banner%20tren%20shop%20%28731x150%29%20%20BS.gif

[liem.nguyen.hcmc]

Làm thế nào để nói tiếng Anh Tốt qua điện thoại.

Social talk on the phone
If you know the person, or have spoken before, it's normal to chat for a few seconds before saying why you are calling.
You: "Hello, this is (Tom McIvor) speaking." or "Hello, this is (Tom McIvor)."
You might also want to add your company name: "This is (Tom McIvor) from (McIvor Worldwide)."
The other person: "Hello, how are you?"
You: "Fine, thanks. And you?"
The other person: "Very well, thanks."
or "Not bad."
or "Can't complain."
or "A bit busy" etc.
You: "Oh good."
or "Oh right."
or "Glad to hear that."
If someone asks you how you are, respond (positively!) and return the question. This social talk can be extended. You could ask about a project you know the person is working on, or a mutual friend, or the person's family.
You: "Hello, this is (Tom McIvor). How are you?"
Other person: "Fine, and yourself?"
You: "Fine, thanks. How's the restructuring going?"
Other person: "Well, we're pretty busy, as you can imagine."
You: "Yes, I can! Anyway, I'm calling about…"
To introduce the subject of your call, you can use words such as 'anyway', or 'well', or 'right'.
Remember, if you haven't spoken to the person before, or don't know them, then social talk is inappropriate - get straight to the reason for your call.
Calling someone you don't know
Perhaps a colleague has asked you to call someone. You don't know the person, so you should introduce yourself and mention your colleague's name.
You: "Hello, this is (Sarah Brown) calling, from (McIvor Worldwide)."
Other person: "Hello, what can I do for you?"
or "Hello, how can I help you?"
You: "I'm calling on behalf of (Tom McIvor)…"
or "(Tom McIvor) suggested that I call you."
or "(Tom McIvor) asked me to call you."
Remember…
* try to speak clearly and don't be afraid to speak more slowly than normal.
* think about what you want to say before calling.
* don't be afraid to ask your caller to repeat themselves if you don't understand. You can say, "I'm sorry, could you repeat that please?" or "Sorry, I didn't quite catch that."
What to say when there's a problem
When you can't hear someone
"I'm sorry, could you speak up, please?"
"I'm sorry, I can't hear you very well."
"I'm sorry, the line's bad - could you repeat what you just said?"
When you don't understand what someone says
"I'm sorry, I didn't get that. Could you say it again, please?"
"I'm afraid I don't follow you. Could you repeat it, please?"
"I'm sorry, I'm not sure I understand. Would you mind explaining it again, please?"
When you want to correct what the other person has said
"Actually, it's 16, not 60." (Stress the two words where there is confusion - in this example the 16 and the 60.)
"I'm sorry, but I think there's been a misunderstanding. The payment's due next week, not next month."
"I'm sorry, but that's not quite right.." (When you refer back to what someone has just said. You then go on to say what IS right.)
Checking that you understand something
"So if I understand you correctly…"
"When you say… do you mean…?"